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Archive for the ‘Lessons Learned’ Category

Gemäß dem PMBOK in der neusten Version 4 definieren sich Lessons Learned wie folgt:

“The learning gained from the process of performing the project. Lessons learned may be identified at any point.  Also considered a project record, to be included in the lessons learned knowledge base”.

Diese “Knowledge Base” stellt dann ein Archiv, mit historischen Projektinformationen dar. Bei jedem neuen Projekt stellt dies dann eine Unterstützung bei der Früherkennung von Problemen, bei der Methodenauswahl,… dar.

Soweit so gut. Betrachten wir das Ganze einmal in der Praxis. Gegeben sei ein klassisches IT-Projekt: Eine Server-Migration von Windows auf Linux. Dieses Projekt wird bei 10 unterschiedlichen Kunden von unterschiedlichen Mitarbeitern zu unterschiedlichen Zeitpunkten in verschiedenen Größenordnungen durchgeführt.

Wie erfolgt das Vorgehen in der Praxis nach meinen Erfahrungen?

Team A geht zu Kunde A und erledigt das Projekt besten Wissens, Team B marschiert zu Kunde B und erledigt das Projekt besten Wissens, usw. Im besten Fall beginnt  Team C sein Projekt erst nach Abschluss von Projekt A. In diesem Falle befragt (hoffentlich) der Projektleiter von C den Projektleiter von A, bzgl. seiner Erfahrungen. Der PL von Projekt A gibt seine subjektiven Erkenntnisse weiter und PL C startet mit seinem Projekt.

Sehen Sie das Problem? Wie kann ich sinnvoll auf objektive, bestehende Erfahrungen zurückgreifen, um nicht in die gleichen Fettnäpfchen zu treten bzw. um erfolgsversprechende Massnahmen umzusetzen?

Meiner Meinung können Lessons Learned hierfür eine Lösung darstellen. Sie sind besonders dann sehr hilfreich, wenn es sich um vergleichbar gelagerte Projekte handelt. Allerdings machen Lessons Learned Records nur dann Sinn, wenn folgende Punkte berücksichtigt werden:

  • Lessons Learned müssen eine unternehmensweite Methode sein. D.h. alle Projekte müssen diese Methodik verwenden. Dies muss auch vom Management unterstützt und vorgelebt werden.
  • Die Wichtigkeit von Lessons Learned müssen jedem Projektteam-Mitglied zu Beginn eines jeden Projektes klar gemacht werden
  • Zu Beginn eines jeden Projektes muss die bestehende Lessons Learned Knowledge Base nach vergleichbaren Projekten/Anforderungen durchsucht werden
  • Lessons Learned dürfen nicht nur Probleme, sondern müssen auch Erfolgskriterien enthalten.
  • Eine zentrale Speicherung der Lessons Learned Records muss möglich sein
  • Alle Lessons Learned Dokumente müssen allen zumindest Projektleitern zugänglich sein und via Volltextsuche durchsuchbar

Und wie steht es um die agile Welt? Wie wird dort unternehmensweit aus Vergangenem gelernt oder werden die selben Fehler immer wieder gemacht?

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