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Archive for the ‘PMI’ Category

Eigentlich wollte ich diesmal wieder auf englisch schreiben, aber nachdem wir auf den letzten deutschen Post die weitaus besseren Zugriffszahlen hatten, versuchen wir es nochmals so. Ich hab in letzter Zeit viel in anderen PM-Blogs gelesen und dabei wirklich viele interessante Ideen und Ansätze aufgeschnappt. Besonders die Themen Selbstorganisation, Organisationsformen der Zukunft und die Kombinationsmöglichkeiten von agilen und klassischen Projektmanagement-Methoden werden immer wieder kontrovers diskutiert. Hervorheben möchte ich hier u.a. die Blogs von Stefan Hagen und Jurgen Appelo, sowie die gesamten YouTube-Videos von Prof. Peter Krause. Aber jetzt kommt mein großes ABER bzw. meine Frage:

Wie setze ich das Alles in die Realität um?

Wer beschäftigt sich mit diesen Themen? Firmenchefs und Manager? Ich denke, dass dies nur in wenigen, seltenen Glücksfällen die Realität widerspiegelt. Gehen wir doch einmal davon aus, uns weder in einem super-dynamischen web 2.0 IT-Unternehmen zu befinden, noch mit einem Management konfrontiert zu sein, welches nicht an den guten, altbewährten Methoden festhalten will. Wie argumentieren wir? Wie überzeugen wir einen Patriarchen eines mittelständischen Unternehmens davon, nicht mehr der Alleinherrscher zu sein? Wie überzeugen wir Ihn davon die Transparenz in seinem Unternehmen zu erhöhen und hierarchische Strukturen abzubauen? Wie bringen wir ein Management dazu diese “radikalen” Methoden umzusetzen und sich – in Ihren Augen – damit gleichzeitig selbst zu schwächen?

Als ich auf meinem damaligen PMI-Vorbereitungskurs war, fragte mich der Trainer, ob meine Chefs auch schon diese Zertifizierung haben. Auf meine Frage des warum’s, antwortete er, dass ganzheitliches PM nur funktionieren kann, wenn das gesamte Unternehmen dahinter steht – mit allen Konsequenzen. Wie wahr. Aber dieses Bewusstsein auch an den richtigen Stellen zu schaffen halte ich für äußerst schwierig, weil dies oft Verzicht bzw. radikales Umdenken erfodert. Über zahlreiche Meinungen zu diesem – meiner Meinung nach – sehr diffizilen Thema wäre ich sehr dankbar.

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Gemäß dem PMBOK in der neusten Version 4 definieren sich Lessons Learned wie folgt:

“The learning gained from the process of performing the project. Lessons learned may be identified at any point.  Also considered a project record, to be included in the lessons learned knowledge base”.

Diese “Knowledge Base” stellt dann ein Archiv, mit historischen Projektinformationen dar. Bei jedem neuen Projekt stellt dies dann eine Unterstützung bei der Früherkennung von Problemen, bei der Methodenauswahl,… dar.

Soweit so gut. Betrachten wir das Ganze einmal in der Praxis. Gegeben sei ein klassisches IT-Projekt: Eine Server-Migration von Windows auf Linux. Dieses Projekt wird bei 10 unterschiedlichen Kunden von unterschiedlichen Mitarbeitern zu unterschiedlichen Zeitpunkten in verschiedenen Größenordnungen durchgeführt.

Wie erfolgt das Vorgehen in der Praxis nach meinen Erfahrungen?

Team A geht zu Kunde A und erledigt das Projekt besten Wissens, Team B marschiert zu Kunde B und erledigt das Projekt besten Wissens, usw. Im besten Fall beginnt  Team C sein Projekt erst nach Abschluss von Projekt A. In diesem Falle befragt (hoffentlich) der Projektleiter von C den Projektleiter von A, bzgl. seiner Erfahrungen. Der PL von Projekt A gibt seine subjektiven Erkenntnisse weiter und PL C startet mit seinem Projekt.

Sehen Sie das Problem? Wie kann ich sinnvoll auf objektive, bestehende Erfahrungen zurückgreifen, um nicht in die gleichen Fettnäpfchen zu treten bzw. um erfolgsversprechende Massnahmen umzusetzen?

Meiner Meinung können Lessons Learned hierfür eine Lösung darstellen. Sie sind besonders dann sehr hilfreich, wenn es sich um vergleichbar gelagerte Projekte handelt. Allerdings machen Lessons Learned Records nur dann Sinn, wenn folgende Punkte berücksichtigt werden:

  • Lessons Learned müssen eine unternehmensweite Methode sein. D.h. alle Projekte müssen diese Methodik verwenden. Dies muss auch vom Management unterstützt und vorgelebt werden.
  • Die Wichtigkeit von Lessons Learned müssen jedem Projektteam-Mitglied zu Beginn eines jeden Projektes klar gemacht werden
  • Zu Beginn eines jeden Projektes muss die bestehende Lessons Learned Knowledge Base nach vergleichbaren Projekten/Anforderungen durchsucht werden
  • Lessons Learned dürfen nicht nur Probleme, sondern müssen auch Erfolgskriterien enthalten.
  • Eine zentrale Speicherung der Lessons Learned Records muss möglich sein
  • Alle Lessons Learned Dokumente müssen allen zumindest Projektleitern zugänglich sein und via Volltextsuche durchsuchbar

Und wie steht es um die agile Welt? Wie wird dort unternehmensweit aus Vergangenem gelernt oder werden die selben Fehler immer wieder gemacht?

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